Rekisterinpitäjä
Uudenmaan Anime- ja Cosplaytapahtumat Ry (y-tunnus: 3579836-6)
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pia Salovaara
pia.salovaara@yorucon.fi
Rekisterin nimi
Yorucon 2027 yleinen tapahtuman organisointi rekisteriseloste
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tarkoitus henkilötietojen käsittelylle on
- Kerätä lista tapahtumaan osallistuvista vapaaehtoisista työntekijöistä, tapahtuman järjestäjistä, näytteilleasettajista, myyjistä, ohjelmanpitäjistä ja esiintyjistä.
- Tiedottaa hakijoille hakujen etenemisestä sekä valintojen tuloksista.
- Kerätä lisätietoja valituilta henkilöiltä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito yllämainittujen kanssa tapahtuman järjestämiseen liittyvissä asioissa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- rekisteröidyn nimi (etu- ja sukunimi, nimimerkki)
- rekisteröidyn yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yrityksen nimi, y-tunnus, syntymäaika (päivämäärä ja vuosi), erikoisruokavaliot)
- laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
- muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
Verkkosivuston vierailijoiden palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin kerättävien tietojen säilytysajat
Säilytämme kerättyjä tietoja käyttötarkoitukseen tarpeellisen ajan verran, jonka jälkeen seuraavat tiedot tuhotaan rekisteristä:
- etu-ja sukunimi
- nimimerkki
- syntymäaika
- kotikunta
- sähköposti
- puhelinnumero
- muut yhteystiedot
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää tietojensa poistoa rekisteristä ajankohdasta riippumatta. Emme tallenna rekisteriin henkilötunnuksia tai maksukortin tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin:
- rekiteröidyn itse antamat tiedot
- yhteystyökumppaneilta
- tapahtuman järjestäjiltä
Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin
- Kohdan 1 mukainen suostumus (ohjelma, talkootyö)
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Käsittelemme ja suojaamme rekisterissä olevia tietoja luottamuksellisesti ja asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee rajatun pääsyn tilassa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käytämme yhteystietojen keräämiseen Googlen tarjoamaa Google Forms- palvelua ja Googlen pilvipalvelua Google Driveä säilyttämään tietoja. Tiedot siirtyvät Googlen hallinnoimille palvelimille, jotka voivat sijaita Euroopan unionin ja/tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, tulee hänen ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.